Admin Support Officer

To ensure smooth execution of government-related procedures and efficient coordination of operational and logistical matters for the company and its sister companies across all KSA regions. The role includes fieldwork, document follow-ups, and direct interactions with ministries and service providers. Administrative support is also provided as needed.Government Affairso Represent the company at ministries, municipalities, and all governmental agencies.o Process and follow up on Iqamas, visas, exit/re-entry, work permits, sponsorship transfers, and GOSI registrations.o Manage government platforms such as Muqeem, Qiwa, Mudad, Baladi, GOSI, and the Chamber of Commerce.o Submit and track company and employee-related documentation and letters required by government entities.o Renew CRs, Saudization certificates, licenses, and other compliance-related documents in all cities.o Handle formal correspondence in Arabic and English as required for public relations.Logistics & Operations Supporto Coordinate transportation, delivery scheduling, and related technicians and drivers for project and office needs.o Extend support to the Business Development Manager and Sales Department by indirectly contributing to sales, including opening new doors and visiting recommended clients as directed by the BDM from time to time.o Follow up with suppliers, customs brokers, and logistics partners for on‑time material movement.o Assist with documentation and processing of import/export clearance.o Support regional offices and warehouses with operational and logistical requirements.o Provide assistance in utility setups, maintenance coordination, and supplier visits.Administrative Assistanceo Support preparation and submission of employee contracts, offer letters, and renewal documents.o Handle office supplies, small purchases, and service provider coordination.o Assist in basic HR admin tasks and internal form completion.General Dutieso Conduct field visits and accompany employees to government offices or appointments as needed.o Maintain updated records and tracking sheets for PR and operations tasks.o Submit regular progress reports to management.o Perform other duties assigned by the supervisor.Coordination with sister companiesالهدف من الوظيفةضمان التنفيذ السلس للإجراءات الحكومية والتنسيق الفعّال للأمور التشغيلية واللوجستية للشركة والشركات الشقيقة في جميع مناطق المملكة العربية السعودية. تشمل المهام العمل الميداني، متابعة المستندات، والتعامل المباشر مع الوزارات ومزودي الخدمات. كما يتم تقديم الدعم الإداري عند الحاجة.الشؤون الحكوميةتمثيل الشركة لدى الوزارات، البلديات، وجميع الجهات الحكومية.إنهاء ومتابعة معاملات الإقامات، التأشيرات، الخروج والعودة، تصاريح العمل، نقل الكفالة، وتسجيلات التأمينات الاجتماعية (GOSI).إدارة المنصات الحكومية مثل: مقيم، قوى، مدد، بلدي، التأمينات الاجتماعية، والغرفة التجارية.تقديم ومتابعة مستندات وخطابات الشركة والموظفين المطلوبة من الجهات الحكومية.تجديد السجلات التجارية، شهادات التوطين (السعودة)، التراخيص، وكافة مستندات الامتثال في جميع المدن.التعامل مع المراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية حسب متطلبات العلاقات العامة.الدعم اللوجستي والتشغيليتنسيق وسائل النقل، جداول التسليم، ومتابعة الفنيين والسائقين لاحتياجات المشاريع والمكاتب.دعم مدير تطوير الأعمال وقسم المبيعات بشكل غير مباشر من خلال المساهمة في فتح فرص جديدة وزيارة العملاء المقترحين حسب توجيهات مدير تطوير الأعمال من وقت لآخر.المتابعة مع الموردين، مخلّصي الجمارك، وشركاء الخدمات اللوجستية لضمان حركة المواد في الوقت المحدد.المساعدة في مستندات وإجراءات التخليص للاستيراد والتصدير.دعم الفروع الإقليمية والمستودعات بمتطلباتها التشغيلية واللوجستية.تقديم المساعدة في إعداد المرافق، تنسيق أعمال الصيانة، وزيارات الموردين.المساندة الإداريةدعم إعداد وتقديم عقود الموظفين، عروض العمل، ومستندات التجديد.إدارة مستلزمات المكتب، المشتريات البسيطة، والتنسيق مع مزودي الخدمات.المساعدة في مهام شؤون الموظفين الأساسية واستكمال النماذج الداخلية.المهام العامةتنفيذ الزيارات الميدانية ومرافقة الموظفين إلى الجهات الحكومية أو المواعيد عند الحاجة.الحفاظ على سجلات محدثة وجداول متابعة لمهام العلاقات الحكومية والعمليات.تقديم تقارير تقدم دورية للإدارة.تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها المشرف المباشر.التنسيق مع الشركات الشقيقةSkillsCritical Thinking & Problem-Solving:Communication SkillsStrong verbal and written Arabic (native level) and English (intermediate to advanced).Effective coordination, follow-up, and problem-solving skills.Highly organized and comfortable with fieldwork and travel within KSA.Trustworthy, proactive, and detailoriented.Computer literate#J-18808-Ljbffr